Rechnungen finden. Rückfragen direkt am Vorgang klären.

Rechnungen, Sendungsbezug, Dokumente und Rückfragen in einer Kundensicht zusammenführen.

Rechnungen als Add-on besprechen

01Rechnung

02Portal

03Rückfrage

04Klärung

WeiterAusgangslage

Ausgangslage

Das kostet heute Zeit.

Rechnungsfragen beginnen häufig mit der Suche nach Sendung, Beleg, Zuschlag oder Ansprechpartner. Informationen liegen in Unternehmenssoftware, Dokumentenverwaltung und operativen Systemen verteilt.

Zielprozess

So erledigt Ihr Kunde den Vorgang.

Berechtigte Benutzer sehen Rechnung, Status, Fälligkeit und zugehörige Vorgänge. Klärungen beginnen direkt an Position oder Sendung.

01Vorhandene Systeme

Daten und Ereignisse

02FrachtTower

Kundensicht und Steuerung

03Kundenportal

Information und Aktion

Daten & Systeme

Das wird dafür benötigt.

Unternehmens- oder Finanzsystem bleibt für Rechnungen zuständig. Die Dokumentenverwaltung liefert Belege, das Transportmanagementsystem den Sendungsbezug. Kundennummern, Gesellschaften und Rollen in der Buchhaltung bestimmen den Zugriff.

Zusammenarbeit

Jede Aktion bleibt nachvollziehbar.

Rechnung öffnen, Dokument laden, Position zuordnen, Rückfrage stellen und Klärungsstatus verfolgen.

Sonderfälle

Auch Ausnahmen brauchen einen klaren Weg.

Storno, Gutschrift, Teilzahlung, abweichender Rechnungsempfänger, mehrere Währungen und strittige Positionen benötigen verständliche Zustände.

Einführung

So kann der Einstieg aussehen.

Zum Einstieg werden Rechnungen, Dokumente und Rückfragen gebündelt. Zahlungsfunktionen werden ergänzt, wenn sie zum Prozess und zu den vorhandenen Systemen passen.

Eine Rückfrage sollte immer auf Rechnung, Position und zugehörige Sendung verweisen. So entfällt die erneute Zuordnung per E-Mail.

01
Projektumfang festlegen
Prozess, Nutzergruppe und klare Grenzen definieren.
02
Daten und Rollen klären
Quellen, Verantwortlichkeiten und Fehlerfälle festlegen.
03
Mit realen Fällen starten
Ergebnisse messen und den nächsten Ausbau priorisieren.

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren heutigen Ablauf.

Wir ordnen Prozess, benötigte Daten und einen möglichen Add-on-Umfang für Ihre Spedition ein.

Add-on besprechenEtwa 30 Minuten · Ihre Prozesse · Ihre vorhandenen Systeme