Vollständige Auftragsdaten statt manueller Nacherfassung.

Ihre Kunden erfassen Transportdaten direkt im Portal. Pflichtfelder, Vorlagen und Prüfungen reduzieren Rückfragen und doppelte Eingaben.

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01Kunde

02Portal

03Prüfung

04TMS

WeiterMedienbruch

Medienbruch

Aufträge per E-Mail erzeugen eine zweite Datenerfassung.

Freitext, PDFs und Tabellen verteilen Pflichtangaben auf mehrere Formate. Mitarbeitende müssen sie prüfen und erneut erfassen.

Digitaler Ablauf

Ein strukturierter Weg vom Kunden bis ins zuständige Hauptsystem.

01
Auftrag wählen
Passende Leistungsart und Vorlage öffnen.
02
Daten erfassen
Absender, Empfänger, Ware, Termine und Referenzen angeben.
03
Prüfen
Pflichtfelder und Abhängigkeiten vor dem Absenden automatisch prüfen.
04
Übergeben
Daten kontrolliert ins verantwortliche System übertragen.

Formulare

Formulare folgen dem Prozess Ihrer Spedition.

Relevante Felder können nach Leistungsart, Kundenunternehmen oder Prozess variieren. Abhängige Felder erscheinen nur, wenn sie benötigt werden.

Vorlagen & Stammdaten

Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Aufträge.

Adressen, Warenangaben, Referenzen und frühere Aufträge dienen als Ausgangspunkt. Benutzer prüfen die Angaben vor dem Absenden.

Datenqualität

Fehler dort sichtbar machen, wo sie entstehen.

Vollständigkeit

Pflichtangaben und bedingte Felder kontrollieren.

Plausibilität

Formate, Wertebereiche und Abhängigkeiten prüfen.

Rückmeldung

Fehler verständlich und direkt am Feld erklären.

Übergabe

Ein festgelegter Datenweg bis ins TMS.

Feldzuordnung, Statusrückgabe, Erkennung doppelter Aufträge und Fehlerbehandlung werden für jede Anbindung festgelegt. Das Portal bestätigt einen Auftrag erst, wenn das zuständige System ihn technisch angenommen hat.

Danach

Der Vorgang bleibt nachvollziehbar.

Bestätigung, Änderungen, ergänzende Unterlagen und Status werden am Auftrag oder der daraus entstehenden Sendung gebündelt, abhängig vom aktivierten Umfang.

Einführung

Mit einem klar begrenzten Auftragstyp beginnen.

Ein sinnvoller Einstieg kann ein Leistungsbereich, eine Niederlassung oder eine Kundengruppe sein. Datenfelder und Feldzuordnung werden mit realen Normal-, Grenz- und Fehlerfällen getestet.

Drei typische und zwei schwierige Aufträge reichen meist aus, um Pflichtfelder, Bedingungen und Rückmeldungen für den Start sinnvoll zu definieren.

Nächster Schritt

Welche Auftragsdaten überträgt Ihr Team heute noch manuell?

Wir zeigen, wie daraus ein strukturierter Portalprozess und eine belastbare Systemübergabe werden kann.

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